3 tipy pro nezapomenutelnou konferenci

Sami jste už navštívili mnoho povedených konferencí a kongresů, ale s pořádáním vlastní akce takového druhu ještě nemáte zkušenosti? Nedělejte si starosti, všechno je jednou poprvé. Přečtěte si pár následujících rad a uvidíte, že všechno dopadne na jedničku.

1. Nejdůležitější je atmosféra

Víte, co má hodně velký vliv na pocit, s jakým budou účastníci vaši konferenci opouštět? Atmosféra. Ať už je tématem vaší konference cokoliv, musíte pro to všechny přítomné nadchnout. Nudné prezentování faktů tedy nepřichází v úvahu. Obsaďte schopné řečníky, kteří dokážou publikum vyburcovat k reakcím, vyprávět poutavě a předat emoce. V mozku se nám totiž nejdéle udrží vzpomínky vyvolávající pocity.

2. Velkou roli hraje prostředí

Místo, kde se bude vaše akce konat, by mělo být především reprezentativní. Zajistěte dostatečný počet židliček, praktické jsou i stoly. Co kdyby si někdo z účastníků chtěl informace zapisovat? Nezapomeňte vyzkoušet veškerou techniku, abyste pak zbytečně nezdržovali tím, že vám nepůjde zapnout projektor, nebo na počítači vyskočí aktualizace. Budete-li si platit pronájem prostor, vybírejte tak, aby bylo místo snadno dostupné, a to i MHD, protože ne každý přijede vlastním vozem. Zároveň je dobré zvolit lokalitu, kde je možné si na chvilku odpočinout, jít se protáhnout ven na zahradu apod.

3. Přichystejte překvapení

Snažte se lidem, kteří přišli, dát vždy něco navíc. A ne, nemáme na mysli občerstvení, to je spíš standardem. Prostě vymyslete něco, čím svůj kongres ozvláštníte a učiníte jej nezapomenutelným. Můžete třeba pozvat hosta, jehož přítomnost jste celou dobu tajili, zajistit ukázku něčeho zajímavého z vašeho oboru, na večer naplánovat ohňostroj atd. Záleží, jaké máte finanční možnosti, nemusí jít o nic úplně velkolepého.

Na závěr vám chceme připomenout ještě jediné. Pamatujte, že nikdo vlastně neví, jak přesně mělo co vypadat, takže pokud se cokoliv pokazí a vy to nedáte najevo, dost možná si toho ani nikdo nevšimne.