Naučte se psát mail, který zaujme

Představte si situaci, kdy přijdete domů z práce a pohodlně se usadíte ke svému počítači. Z mírným očekáváním otevřete svůj e-mail a v něm se opětovně nachází ohromné množství spamu a nevyžádané pošty. Vše míří hromadnou cestou do koše bez jakékoliv možnosti návratu. Existuje vůbec nějaká šance, jak v dnešní virtuálním světě zaujmout za pomocí mailové cesty a neskončit v tratolišti nepřečtených zpráv? Níže předkládáme několik zajímavých tipů.

Dejte profesionalitu na první místo

Pokud se domníváte, že celá úspěšnost mailu a jeho otevření začíná lukrativní nabídkou, cenou nebo sdělením, jste na velkém omylu. Pravděpodobnost otevření zvyšuje především seriózní název e-mailové adresy. Ta by měla být nejlépe složena ze jména a příjmení. V neposlední řadě nesmíte zapomenout na pečlivě sestavený předmět. Vždy se držte v mezích profesionality. Buďte unikátní, přes to decentní. Pokuste se v příjemci podnítit zájem nutný k otevření zaslané zprávy.

Etiketa se nosí i ve virtuálních vodách

Zásady správné komunikace jsou nedílnou součástí budování pevného obchodního vztahu. Mějte na paměti, že bez řádného oslovení se nikdy příliš daleko nedostanete. Nejdříve tedy zaklepat, po té vstoupit a nezapomenout pozdravit. Každý mail musí začínat adresným oslovením - Dobrý den, pane Nováku.

Nechoďte kolem horké kaše

V dnešní době nikdo nechce ztrácet čas čtením obsáhlých dopisů. Pokuste se být co nejstručnější. Přesně vystihněte důvod vašeho oslovení a dotyčnému celou problematiku srozumitelně popište. Zapomeňte na jednolitý text a dopis rozdělte do jednotlivých úseků. Pro lepší přehlednost poslouží odrážky, zvýrazňovač, kurzíva a dokonce i velikost písma nebo jeho barva.

Každý e-mail nemusí být pozitivní

V případě, že potřebujete sepsat e-mail kritické povahy, držte se následujících osvědčených rad. V první řadě je důležité danou osobu pochválit a teprve až po té vytáhnout negativní podnět celé zprávy. Pamatujte, že v příjemné atmosféře se vám bude pracovat mnohem lépe, snažte se dodržovat základy psaného projevu. Každý e-mail bez rozdílu obsahové stránky zakončete pozitivní vsuvkou jako třeba - Těším se na vaší odpověď nebo budu se těšit na případnou odpověď. Snažte se být za všech okolností milý a vstřícní.

Rady na závěr

Při provozování psané komunikace je dobré dodržovat určitá nepsaná pravidla, které vás v mnohých ohledech posune o několik kroků výše k pomyslné dokonalosti. Při psaní nezapomínejte dodržovat psaní velkých písmen u oslovení Vy, Váš atd. Každou zprávu si po sobě raději několikrát přečtěte - neposílejte do světa žádné hrubky a chybný pravopis. Za předpokladu, že píšete lidem s určitou funkcí, připojte jí k oslovení a nikdy nepoužívejte Caps Lock.